Règles de base des communications pour un virage virtuel réussi

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Tous les employés n’ont pas la même capacité à travailler de la maison, sans possibilité d’échanger avec des collègues et de socialiser en personne. De même, tous les gestionnaires ne sont pas outillés pour maintenir la motivation des équipes dans ces contextes de travail virtuel.

Une méthode de travail à ajuster

L’un des ingrédients les plus importants pour maintenir une équipe motivée en mode télétravail, est de s’assurer que tous les membres adhèrent à une méthode de travail unique.

Or, ce qu’on observe, c’est que chaque personne développe ses propres façons de faire, qui, en général, s’arriment difficilement avec celle des autres membres. Il en résulte des scénarios de grande confusion et une perte considérable des énergies.

Des règles et outils adaptés

Certaines règles sont à mettre en place, et ce, idéalement avec l’accord de chacun.

On doit également s’assurer que les outils déployés conviennent au contexte de l’équipe et soient cohérents avec l’ensemble des processus et logiciels utilisés dans l’organisation.

Les outils de communication sont importants notamment pour maintenir la cohésion de l’équipe, mais surtout pour s’assurer que tous les membres sont au diapason. Une équipe virtuelle efficace misera sur tous les outils de partage d’écran, de service de messagerie instantanée, de logiciel de gestion de projet ou toute autre solution spécifique à votre domaine.

Des objectifs clairs

Dans un contexte de télétravail, l’importance d’établir objectifs clairs et des priorités ne peut être surestimée. Ces objectifs doivent être explicitement communiqués au cours des réunions et lors des contacts périodiques. En fait, les règles de base de l’organisation de réunion efficaces s’appliquent ici comme si c’était en mode présentiel.

Optimiser ses communications

Enfin, la communication est la clé lorsque votre équipe œuvre en télétravail. En maintenant une voie de communication ouverte et structurée, vous vous assurez de développer une équipe productive axée sur les résultats. Les rencontres d’équipes virtuelles comme le temps réservé pour des rencontres virtuelles individuelles avec chacun des membres de l’équipe, de même que les espaces réservés pour que les membres de l’équipe puissent communiquer sont garants d’une meilleure cohésion.

Une communication efficace passe également par la capacité de déléguer du gestionnaire. Si tous les ingrédients en termes de méthodes, de règles, d’outils et d’objectifs clairs sont réunis, alors la confiance sera au rendez-vous et vous pourrez lâcher prise sur les anciens paradigmes de contrôles qui sont énergivores et contre-productifs.

Voir : Optimisez vos communications

Une question d’équilibre

Le défi du virage vers les équipes virtuelles et semi-virtuelles est de trouver un équilibre entre la concentration sur la tâche et le maintien de la motivation de l’équipe. Plus l’accent est mis sur les tâches, plus le maintien de l’équipe peut être réduit à néant ou presque. Il en résulte un effet de domino, qui se traduit par une baisse de l’engagement et du rendement, et par une fragmentation du sentiment initial d’interdépendance entre les équipes.

La meilleure façon de maintenir un haut niveau de rendement dans une équipe est de maintenir mutuellement responsables les membres. Cela favorise le respect entre les membres de l’équipe et une communication plus saine pour aborder les problèmes.

Heureusement, il existe des approches qui permettent de travailler sur les aspects relationnels tout en développement des espaces pour désamorcer les malentendus et les frustrations. Ces approches de responsabilisation assurent que tous les membres sachent clairement comment leur travail affecte le groupe.

Enfin, il est nécessaire de constamment réfléchir à ce qui fonctionne et à ce qui ne fonctionne pas, et de mettre en place des moyens de rétroaction en continu, doublé d’un soutien des chefs d’équipe afin de permettre au groupe de rester concentré et connecté, tant virtuellement qu’humainement.

En bref, il n’y a pas de recette miracle. Il faut développer une écoute active et des outils adaptés. Les bonnes questions doivent être posées pour ce faire.

Pour en savoir plus communiquez avec moi : contact@genevievemeloche.com

Voir aussi :

Le véritable leadership passe par le questionnement.

Le B.A. BA de l’engagement

Comment animer une réunion avec succès

Références :

Kass, Raye. (2015). Theories of small group development. 5th ed. Montreal: Concordia University Centre for Human Relations and Community Studies.